Communicatie is een belangrijk onderdeel bij het behalen van jouw zakelijke doelen. Communicatie kan dus maar beter goed gebeuren. En met goed bedoel ik doordacht, gestructureerd en gevarieerd.
Zijn we er dan? Nee, in mijn optiek niet. Daarom heb ik een methode ontwikkeld die in drie stappen leidt tot effectievere communicatie. Ik noem deze methodiek de Marco Communicatie I-I-A methode (Informeren – Interessen – Activeren). Ik leg de drie stappen met plezier aan je uit, maar eerste even inzoomen op wat nu eigenlijk effectieve communicatie is vanuit mijn perspectief:
Het primair doel van effectieve communicatie is in mijn optiek ‘Het begrijpelijk overbrengen van informatie’.
De volgende stap, zakelijk gezien, is marketingcommunicatie waarbij volgens mij het primaire doel is: ‘Het begrijpelijk overbrengen van de doelstellingen van je bedrijf, je dienst of product’.
Dan kennen we ook nog de sales communicatie waarbij in mijn optiek het primaire doel is: ‘Jouw doelgroep aanzetten tot actie en het doen van een transactie (met andere woorden het bereiken van conversie)’
Conclusie: De drie belangrijkste communicatiedoelstellingen bij bedrijfsmatige communicatie:
1) Meer bekendheid (awareness) voor je bedrijf, product of dienst.
2) Hogere voorkeur bij klanten of prospects vergeleken met de concurrentie.
3) Verandering in koopgedrag bij je klanten of prospects.
Wat houdt de I-I-A methode in:
1: Informeren – vertel via het beste communicatiekanaal je boodschap in begrijpelijke taal.
2: Interesseren – zorg dat je boodschap interesse wekt en aanzet om actie te ondernemen.
3: Activeren – Laat je (aanstaande) opdrachtgever tot actie overgaan (kom in beweging).
Dat vraagt om een nadere uitleg. Laten we eerst stilstaan bij stap 1: informeren:
Verschillende doelgroepen maken gebruik van verschillende communicatiekanalen. Hierbij kun je denken aan online (website, social media en/of mailingen) of offline (folders, tijdschriften, brieven, papieren mailingen). Door vooraf goed te bepalen wie de doelgroep is zal het juiste communicatiekanaal ingezet kunnen worden.
Ook is schrijven in begrijpelijke taal belangrijk. Maar wat is begrijpelijke taal. Begrijpelijk taal is eenvoudig Nederlands dat door een breed publiek, ook door hoger opgeleiden, prettig te lezen is. Begrijpelijk taal is duidelijk en nauwkeurig. Opgeschreven in korte stukken tekst. Geen vage zinnen, abstracte uitspraken die je op meerdere manieren kunt opvatten. Korte zinnen, veelgebruikte, duidelijke en begrijpelijke woorden maken een tekst leesbaar.
Dat brengt ons bij stap 2 van de methode: interesseren:
Als de boodschap die overgebracht moet worden niet interessant is voor de lezer van het bericht is de interesse direct weg. Een mogelijk volgende stap, het ondernemen van actie, gaat niet gebeuren. Het bericht moet dus interessant zijn om te gaan lezen.
Interesse wordt in eerste instantie gewekt door het persoonlijk aanspreken. Personaliseren is nog altijd de effectiefste manier van communiceren. Personaliseren is echter ingewikkelder en kostbaarder. Geachte heer van de Hoef, of beste Marco doet het beter dan Geachte heer/ mevrouw of beste lezer. In sommige campagnes is het verstandig personalisatie in te zetten.
In een meer generaliserende boodschap is een pakkende koptekst belangrijk, bij voorkeur opgeschreven in een vragende vorm. Als er een goede vragende koptekst staat nodigt die uit tot het lezen naar de beantwoording ervan. Vervolgens moet wel in de eerste alinea voldoende interessante content staan of door te lezen of om over te gaan tot actie.
Wat ons brengt bij de derde en laatste stap van de methode: Activeren:
Ieder bericht waarin de lezer voldoende is geïnteresseerd moet en mogelijkheid zijn om te reageren. In bepaalde communicatie is een schriftelijke reactie voldoende (bijvoorbeeld op een forum). In meer commerciële campagnes is het doel een offerte te laten opvragen of over te gaan tot het bestellen van een product.
Deze gewenste actie is de zogenaamde call to action. Deze call to action is de activatie waar we naar op zoek zijn en die voor conversie zorgt. En belangrijker nog, er wordt een offerte gevraagd of een product besteld.
Iedere actie naar aanleiding van een communicatieboodschap is het doel van die boodschap. De doelgroep is op de juiste manier geïnformeerd en op basis daarvan geïnteresseerd geraakt. Deze twee onmisbare stappen in het communicatieproces hebben gezorgd voor de gewenste actie. De zakelijke communicatiecirkel is rond. Het gewenste effect is bereikt.
Goed gedaan! Op naar de volgende boodschap met de I-I-A methode gericht op een nieuwe doelgroep. Zet hem op!